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In questo tutorial ti mostreremo come proteggere un file word in vari modi: aggiungendo una password al documento, impostando la modalità solo per la lettura o limitando le modifiche al file.

Se si dispone di informazioni sensibili in Microsoft Word, è possibile adottare misure per proteggere il documento. Forse vuoi assicurarti che solo tu e alcune persone possiate leggerlo o modificarlo. Forse vuoi limitare i tipi di modifiche che qualcuno può apportare. Potresti anche voler assicurare ai lettori che questa sia la versione finale del documento. Puoi fare tutto questo e altro se sai quali strumenti utilizzare in Word.

Le ultime versioni di Microsoft Word offrono diverse opzioni per proteggere i tuoi documenti, inclusa la modalità di sola lettura, la protezione con password, le limitazioni di modifica e le firme digitali. Puoi anche contrassegnare un documento come finale in modo che le persone sappiano che non è stato modificato dall’ultima volta che hai salvato.

Queste opzioni funzionano in Word 2016, 2013 e 2010, ma per questa guida utilizzeremo la versione Microsoft 365 di Word.

Nota: la possibilità di contrassegnare un documento come finale e di sola lettura sono due opzioni separate in questa versione, ma è combinata nelle versioni precedenti di Word.

Come impostare la modalità di sola lettura in Word

Per proteggere un file Word, puoi innanzitutto assicurarti che nessun altro possa modificare un documento rendendolo di sola lettura.

Apri File> Informazioni> Proteggi documento per visualizzare le opzioni di sicurezza. Dal menu Proteggi documento, seleziona Apri sempre in sola lettura. Ora salva il documento, chiudilo, quindi riaprilo di nuovo.

Word lampeggia un messaggio che l’autore vorrebbe che tu lo aprissi in sola lettura, a meno che tu non debba apportare modifiche. Fare clic su per aprire il documento in modalità di sola lettura. Ovviamente chiunque può dire di no e aprire il documento in modalità di modifica. L’obiettivo è rendere più facile per le persone aprire il documento in sola lettura per mitigare le possibilità di apportare modifiche involontarie.

Per rimuovere la restrizione di sola lettura, apri il documento in modalità di modifica. Fai clic sul menu File, vai a Informazioni> Proteggi documento> Apri sempre in sola lettura .

Come aggiungere la password a un documento Word

Per proteggere un documento Word puoi usare il metodo più comune, ossia impostare una password.

Puoi aggiungere la password a un documento Word andando su File> Informazioni> Proteggi documento e scegliendo l’opzione Crittografa con password.

Word ti chiederà di creare una password per il documento. Assicurati di utilizzare una password complessa ma memorabile perché non c’è modo di recuperare o reimpostare il codice se lo dimentichi.

Ora salva il documento, chiudilo e riaprilo di nuovo e Word chiederà a te (e a chiunque altro) di inserire una password per accedere al documento.

Per rimuovere la password, fare clic sul menu File, andare su Informazioni e selezionare Proteggi documento, quindi fare clic su Crittografa con password. Apparirà una finestra pop-up in cui è possibile eliminare la password oscurata, quindi fare clic su OK. Salva di nuovo e chiudi il documento e la prossima volta che lo apri non ti verrà chiesta la password.

Come limitare la modifica del formato in Word

Per proteggere un file Word puoi limitare i modi in cui il tuo documento può essere modificato.

Fare clic su File> Informazioni> Proteggi documento e selezionare Limita modifica. Il documento visualizza quindi un riquadro Limita modifica sul lato destro del documento per le limitazioni di formattazione e modifica. Qui puoi dare alle persone il permesso di leggere il tuo documento, selezionare quali parti possono modificare e scegliere come farlo.

Seleziona la casella accanto a “Limita la formattazione a una selezione di stili” per impedire alle persone di modificare la formattazione del documento. Fare clic su Impostazioni per aprire una finestra a comparsa Restrizioni di formattazione, che mostra tutte le modifiche di stile consentite per impostazione predefinita. Puoi mantenerlo così com’è, modificarlo al minimo consigliato o modificarlo in Nessuno. Se non sei sicuro di quale impostazione scegliere, scegli Minimo consigliato.

Puoi anche selezionare una delle tre opzioni in Formattazione per consentire alla formattazione automatica di ignorare le restrizioni di formattazione, bloccare la possibilità di cambiare temi o schemi e bloccare la possibilità di cambiare i set QuickStyle. Se non sei sicuro, lascia queste tre impostazioni deselezionate. Fare clic su OK per chiudere la finestra Restrizioni di formattazione.

Come limitare la modifica dei contenuti in Word

Per proteggere un file Word, puoi anche limitare la modifica dei contenuti del documento.

In Restrizioni di modifica, seleziona la casella accanto a “Consenti solo questo tipo di modifica nel documento” per impostare il modo in cui i lettori possono modificare il contenuto del documento. Fai clic sul menu a discesa sottostante per scegliere tra quattro opzioni:

  • Le modifiche rilevate attiva la funzione di rilevamento delle modifiche nel documento e limita tutti gli altri tipi di modifica.
  • Commenti consente ai lettori di inserire commenti nel documento senza apportare modifiche.
  • La compilazione dei moduli consente ai lettori di compilare i moduli che hai creato ma non di modificare il contenuto dei moduli.
  • Nessuna modifica (sola lettura) mette il documento in modalità di sola lettura, quindi non è possibile apportare modifiche.

Se selezioni l’opzione Commenti o Nessuna modifica (sola lettura), puoi creare eccezioni per consentire alle persone di modificare alcune parti del documento. Nella sezione Eccezioni, seleziona la casella per Tutti e seleziona le parti del documento che desideri siano modificabili.

Una volta che tutto è stato impostato, fare clic su “Sì, avvia l’applicazione della protezione“, quindi digitare e ridigitare una password e fare clic su OK. Salvare il documento, chiuderlo, quindi riaprirlo per vedere se i controlli di modifica sulla barra multifunzione superiore sono stati disattivati. Se hai consentito la modifica in alcune sezioni del documento, fai clic in quell’area e i controlli saranno nuovamente accessibili.

Per disattivare la protezione, fare clic sulla scheda Revisione e fare clic sull’icona Limita modifica. Fare clic sul pulsante Interrompi protezione nella parte inferiore del riquadro Limita modifica, quindi immettere la password e fare clic su OK. Deseleziona le opzioni per le restrizioni di formattazione e modifica visualizzate nel riquadro.

Come aggiungere la firma digitale in Word

Per proteggere il documento con una firma digitale, apri File> Informazioni> Proteggi documento e seleziona Aggiungi una firma digitale.

Questo dice alle persone che hanno letto il tuo documento che tu e nessun altro lo avete firmato, indicando che sei stata l’ultima persona a rivederlo e salvarlo.

Per creare una firma digitale, avrai bisogno di un certificato di firma. La prima volta che si esegue questa operazione, Word lampeggia un messaggio che chiede se si desidera impostare una firma digitale.

Fai clic su e verrà visualizzata una pagina di supporto Microsoft per aiutarti a trovare un ID digitale. Prova i collegamenti per i vari fornitori per ottenere un ID digitale.

Quindi, fare clic sul collegamento “Aggiungi o rimuovi una firma digitale nei file di Office“. Scorri la pagina verso il basso per scoprire come aggiungere una firma digitale.

Dopo aver ottenuto l’ID digitale, torna al pulsante Proteggi documento e di nuovo clicca su Aggiungi una firma digitale.

Compila i campi necessari e fai clic sul pulsante Firma. È possibile che venga chiesto di confermare la firma digitale, quindi fare clic su OK.

Il tuo documento è ora firmato digitalmente e reso di sola lettura. Word spiega che il documento è stato firmato e contrassegnato come definitivo e che se qualcuno lo manomette, le firme diventano non valide. Chiunque apra il documento vedrà l’avviso della tua firma digitale.

Come segnare come versione finale un documento Word

Invece di utilizzare una firma digitale, puoi comunque contrassegnare il documento come versione finale, ossia in modo non ufficiale.

Apri File> Informazioni> Proteggi documento e scegli Contrassegna come finale. Word ti informerà che il documento è ora definitivo e verrà salvato. Contrassegnando un documento come Finale, disabiliti le funzionalità di digitazione, modifica e correzione e a qualsiasi lettore verrà visualizzato un messaggio che informa che il documento è stato finalizzato.

Quando qualcuno apre il documento, vedrà un messaggio nella parte superiore dello schermo che lo informa dello stato del file. Tuttavia, un lettore può comunque apportare modifiche al documento se fa clic sul pulsante Modifica. Quando si fa clic su quel pulsante, possono quindi modificare e salvare nuovamente il documento.

L’obiettivo finale di questa opzione non è impedire a nessuno di modificare il documento, ma dire ai lettori che è la versione finale consigliata. Se qualcuno desidera ancora modificare il documento, le sue azioni verranno registrate. Quando un documento viene contrassegnato come Finale, quindi modificato di nuovo, la persona originale che lo ha bloccato viene comunque visualizzata come autore, mentre l’altra persona verrà salvata come l’ultima che ha modificato il documento.

E’ tutto. Speriamo che questo tutorial ti abbia aiutato ad imparare come proteggere un file word in tutti i modi possibili. Potresti essere interessato anche al nostro tutorial su come aggiungere la password in un file PDF.

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